Die Einfache Buchführung im Kleingewerbe im Praxis Überblick

Wer ein Kleingewerbe führt, ist dazu verpflichtet eine einfache Buchführung (einfache Buchhaltung) vorzunehmen. Das sagt zumindest das Finanzamt. Welches als Aufsichtsbehörde für die Unternehmer fungiert. Aber wie genau sieht diese einfache Buchführung in der Praxis des Kleingewerbetreibenden aus? Unterscheidet sich die einfache Buchhaltung zwischen dem Nebengewerbe und einem anderen Gewerbe? Diesen Dingen will ich mit diesem Beitrag nachgehen. Außerdem zeige ich Dir wie Du Dein Kleingewerbe in der Buchhaltung korrekt führst.

Vereinfachte Buchführung im Kleingewerbe?

Gesetzlich geregelt ist die Buchhaltung im Handelsgesetzbuch (HGB), dem Einkommenssteuer-Gesetz (EStG) und in der Abgabenordnung (AO). Und zwar im Allgemeinen, aber ebenfalls die einfache Buchhaltung.

Die einfache Buchhaltung laut HGB

An dieser Stelle der Einfachhalt halber ein kleines Zitat aus § 238 Abs. 1 HGB:

Einige mögen nun sagen: Ronny, ich bin doch kein Kaufmann! Schauen wir dazu einfach, was das Gesetz zum Begriff des Kaufmanns zu sagen hat. Zu den weiteren Unternehmensformen hatte ich bereits in einem früheren Artikel etwas geschrieben. Das Handelsgesetzbuch definiert den Kaufmann als Jemanden, der ein Gewerbebetrieb führt. Hierzu ein Zitat aus dem HGB:

Unter die Regeln des HGB fällt also jedes Handelsgewerbe. Egal ob nun richtiges Gewerbe oder Kleingewerbe.

Einfache Buchführung laut EStG

Jetzt kommt für Dich noch das Einkommenssteuer-Gesetz ins Spiel. Denn dort sagt Dir der Gesetzgeber, was ein Handelsgewerbe ist bzw. wer darunter fällt:

Demnach ist Jemand, der am wirtschaftlichen Verkehr teilnimmt und Gewinn erzielen will, dazu verpflichtet, einen Gewerbebetrieb anzumelden. Dieser fällt in der Regel unter die Regelungen zum HGB. Ein Kleingewerbetreibender ist daher laut Gesetz zur einfachen Buchführung verpflichtet.

Was heißt einfache Buchführung eigentlich genau?

Nun weißt Du wer zur Buchhaltung grundsätzlich verpflichtet ist. Zumindest laut den Ausführungen des Gesetzgebers in Deutschland. Aber was heißt denn nun einfache Buchführung ganz genau? Zumal die Begrifflichkeit weitere Arten vermuten lässt. Das HGB bzw. EStG unterscheidet in der Buchhaltung zwischen zwei Begriffen. Zum einen die einfache Buchführung, welche ich Dir heute näher bringen will. Auf der anderen Seite noch die doppelte Buchführung.

In der Regel sind Kleingewerbetreibende Personen, die nur wenige Aufträge ausführen. Das sagt bereits der Begriff, der in § 19 EStG weiter definiert wird. Wer einen Jahresumsatz (nicht Gewinn!) von 22.000 Euro nicht überschreitet, kann sich für ein Kleingewerbe entscheiden. Damit genießt der Unternehmer einige Vorteile, die ihm das Unternehmertum etwas vereinfachen soll. Er/Sie muss zum Beispiel keine Mehrwertsteuer auf Rechnungen an das Finanzamt abführen. Außerdem kann er mit weniger Aufwand die Bücher führen.

Als Kleingewerbetreibender brauchst Du keine Inventare und Bilanzen, musst nur die einfache Buchhaltung vorhalten. Die recht einfach erklärt ist. Ein großes Unternehmen muss bei der Belegverarbeitung Einnahmen bzw. Ausgaben auf ein Konto verbuchen, gleichzeitig jedoch eine Gegenbuchung vornehmen. So werden Soll- und Istguthaben verglichen. Daher der Begriff doppelte Buchführung. Bei der einfachen Buchführung hingegen, buchst Du Deinen Beleg lediglich auf ein Konto. Mit Konto ist jedoch nicht Dein Bankkonto gemeint. Bei der Buchhaltung werden fiktive Konten gebildet, zum Beispiel für Arbeitsmaterialien. Auf diese fiktiven Konten werden Deine Belege verbucht.

Die einfache Buchhaltung in der Praxis

Keine Sorge. Ich weiß das diese theoretischen Ansätze am Anfang schwer zu verstehen sind. Nicht umsonst beschäftigen Unternehmen Angestellte, die Buchhaltung gelernt haben. Wer als Gewerbetreibender selbst mit der Buchführung betraut ist (z. B. weil er sich keinen Angestellten leisten kann), sollte einige Grundregeln kennen. Ich werde nun etwas praktischer erklären, wie Du die einfache Buchführung als Kleingewerbetreibender durchführst und worauf zu achten ist. An dieser Stelle schon vorab ein Hinweis.

Excel ist ein tolles Programm. Mit dem Du umfangreiche Listen erstellen kannst, die teilweise mit Formeln Deine Belege automatisiert zusammenrechnen. Für die ordnungsgemäße Buchhaltung allerdings völlig ungeeignet. Im schlimmsten Fall könnte ein Prüfer vom Finanzamt annehmen, Du hättest gar keine Buchführung und Deinen Gewinn schätzen. Daher brauchst Du unbedingt mehr als nur Excel, um Belege bearbeiten und Gewinne ermitteln zu können. Die letztlich dann in einer Gewinn- und Verlustrechnung gegenüber gestellt werden. Der sogenannten Einnahme-Überschuss-Rechnung (EüR).

Belege, Konten u.Ä. in der Buchführung

Zuvor war immer wieder die Rede von Konten, fiktiven Konten und sogenannten Belegen. Bevor ich Dir mehr über die praktische Arbeit bei der einfachen Buchhaltung erläutere, sollten wir daher die genannten Begriffe unter die Lupe nehmen. Stell Dir das ganze einfach mal aus Sicht des Finanzamtes vor. Du willst nicht das Gewerbetreibende, egal ob große Unternehmen oder ein Kleingewerbe, sich der Steuerzahlung entziehen. Sprich den Gewinn am Fiskus vorbei schmuggeln.

Dazu schickst Du Mitarbeiter zu den Betrieben, um die Einnahmen und Ausgaben zu überprüfen. Ist der Kleingewerbetreibende wirklich jährlich unter den 22.000 Euro Umsatz? Denn ohne jegliche Überwachung könnten Gewerbebetriebe versuchen die Steuerzahlungen zu schmälern, um möglichst viele Gewinne zu erzielen.

Also braucht der Mitarbeiter Unterlagen, die lückenlos sind und nicht verändert werden können. Nur so kann sichergestellt werden, dass keine Manipulation stattfindet. Das wiederum bedeutet, jede Einnahme oder Ausgabe muss irgendwo vermerkt werden. Es muss ein Beleg dafür geben. Stell Dir die Belege daher als Quitting vor, die allerdings elektronisch erstellt wird. Damit die vielen Belege nicht unübersichtlich werden, kannst Du diese zu Konten hinzufügen. Die Konten sind meistens in Kategorien eingeteilt. Eine tolle Übersicht über die Kontenarten habe ich beim Rechnungswesen Portal gefunden.

Belege korrekt ohne Excel verarbeiten

Wenn Excel nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung erfüllt, was tut es dann? Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB, GoBD) werden Dir von Wikipedia ziemlich gut erläutert. Du hast dafür Sorge zu tragen, dass die Buchführung richtig, vollständig, übersichtlich und klar ist. Weiterhin besagt die neue GoBD (elektronische Grundsätze), dass die Belege zeitnah, unveränderbar und unverfälscht aufbewahrt werden müssen.

Darum ist Excel nicht zulässig. Selbst die Aufbewahrung von nicht veränderbaren PDF Rechnungen am Laptop hält den Grundsätzen der GoBD nicht stand. Weil Du die Rechnungen löschen und ohne Dokumentation neu anlegen kannst. Aus den genannten Gründen, kommst Du selbst im Rahmen des Kleingewerbes nicht um eine Buchungssoftware herum. In dieser werden die Belege nämlich lückenlos erfasst und dokumentiert.

Welche Buchhaltungssoftware nutzen?

In Punkto Buchhaltungssoftware stehen Dir als Kleingewerbetreibender viele Wege offen. Dank des technischen Fortschritts, gibt es nicht nur PC-Programme für die einfache Buchhaltung. Programme die Du jedes Jahr neu käuflich erwirbst. Genauso steht Dir eine cloudbasierte Lösung für Deine einfache Buchführung zur Verfügung. Dabei werden sämtliche Belege digital erfasst und beim Anbieter nicht nur gespeichert, sondern auch gesichert. Dein Gewinn kannst Du dann in einer webbasierten Software ermitteln.

Auf dem Markt haben sich dafür Lexoffice und SevDesk etabliert. Beides deutsche Unternehmen, die den Datenschutz ernst nehmen. Per Auftrags-Datenverarbeitung, insbesondere für Kleingewerbetreibende und mittlere Gewerbe-Betriebe, soll die Buchhaltung online erledigt werden. Übrigens befreit Dich der Steuerberater nicht von der Einhaltung der GoBD-Richtlinien. Sodass in jedem Fall eine Software zur doppelte oder einfachen Buchführung notwendig ist. Ein Kleingewerbe stellt hier keine Ausnahme dar!

Die Steuererklärung im Kleingewerbe

Wozu braucht ein Kleingewerbe eine einfache Buchführung? Du musst auf irgendeine Art und Weise als Kleingewerbetreibender einen Gewinn ermitteln. Wobei Du oben gelernt hast, dass die GoBD nicht Alles dafür akzeptiert. Es reicht also nicht für Dein Kleingewerbe kurz eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) in Excel zu erstellen, in der alle Einnahmen den Ausgaben gegenüber gestellt werden.

Im Grunde dient die einfache Buchführung als Belegerfassung, anhand dessen Du einen Gewinn nach den Prinzipien der ordnungsgemäßen Buchhaltung ermittelst. Dieser Gewinn ist dann anhand der Belege prüfbar und kann als Grundlage für die Einnahme-Überschuss-Rechnung in Deiner Steuererklärung genutzt werden. Anhand der übermittelten Daten errechnet das Finanzamt dann Deine Steuerschuld im Rahmen des Kleingewerbes. Wie konkret das mit der Steuererklärung als Kleingewerbetreibender funktioniert, hatte ich im Artikel das Nebengewerbe versteuern erläutert.

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Die einfache Buchführung als Kleingewerbe

Manchmal ist es als Gewerbetreibender gar nicht so leicht. Die Behörden machen viele Vorgaben, was wie zu erledigen ist. Dabei spielen teilweise mehrere Gesetze eine Rolle. Genau so ist es bei der doppelten und einfachen Buchhaltung. Egal ob Du nun ein großes Unternehmen führst oder nur ein Kleingewerbe als Einzelperson. Neben den Belegen und Rechnungen bist Du verpflichtet Deine Bücher gemäß der GoBD zeitnah, lückenlos, unveränderbar und übersichtlich zu führen.

Dafür reichen Excel und PDF-Rechnungen auf dem Laptop schon lange nicht mehr aus. Denn sie können theoretisch manipuliert werden – ohne Protokollierung. Stattdessen haben sich Cloud Anbieter etabliert, mit denen Du als Kleingewerbe Deine einfache Buchführung vornehmen kannst. Dort sind Deine ermittelten Gewinne rechtssicher und auch prüfbar, falls das Finanzamt bei Dir eine Kontrolle vollziehen möchte. Alternativ gibt es genügend Programme am PC, welche die Voraussetzungen ebenfalls erfüllen. An einer Buchhaltungssoftware führt jedoch kein Weg mehr vorbei.