Wenn Du einem Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis schreiben musst, stehst Du häufig vor einer schwierigen Herausforderung. Wer kennt die Formulierungen nicht, welche sich zwar toll anhören, juristisch betrachtet allerdings nicht im Zeugnis stehen sollten?
Je größer ein Unternehmen ist, desto öfter kommst Du in die Situation, wo Du ein Arbeitszeugnis erstellen wirst müssen. Damit steigt das potenzielle Risiko die falschen Redewendungen zu verwenden. Oder gar Angaben zu vergessen, die für jeden Mitarbeiter von großer Relevanz sind.
Außerdem spielt das Layout eine Rolle und die zunehmende Digitalisierung gibt Unternehmern weitere Aufgaben. Genau aus diesem Grund möchte ich Dir heute 5 Punkte vorstellen, auf welche Du bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses unbedingt achten solltest.
Inhaltsverzeichnis
Warum Arbeitszeugnisse erstellt werden
Jeder Mitarbeiter hat gemäß Paragraph 630 BGB das Anrecht sich am Ende einer Tätigkeit ein Arbeitszeugnis ausstellen zu lassen. Im Grunde dient es als Nachweis über die erbrachten Leistungen bei einem Arbeitgeber. Sofern dieser nicht von sich aus ein Arbeitszeugnis anfertigt, kann er vom Arbeitnehmer dazu aufgefordert werden und muss dieser Forderung gemäß der oben genannten Gesetzesgrundlage nachkommen.
Daneben dient ein gutes Zeugnis dem Mitarbeiter als Möglichkeit seine Qualitäten zusätzlich unterstreichen zu können. In vielen Bewerbungsprozessen kann das Arbeitszeugnis das Zündlein an der Waage sein, um für den ausgeschriebenen Job die Zusage zu erhalten.
In der Arbeitswelt wird zwischen einem einfachen Arbeitszeugnis und einem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden. Beide Arten möchte ich Dir nachfolgend näher erläutern. Übrigens kann Dir der Zeugnisgenerator von Haufe in beiden Fällen unter die Arme greifen.
Einfaches Arbeitszeugnis
Ein ordnungsgemäßes Arbeitszeugnis sollte schriftlich erstellt werden. Und zwar auf einem Firmenkopfbogen und nicht nur auf einem (lieblosen) weißen Stück Papier. Das einfache Arbeitszeugnis enthält die Personalien des Mitarbeiters, die Dauer der Beschäftigung, die genaue Bezeichnung der Beschäftigung sowie den Inhalt der Tätigkeiten und eine Leistungseinschätzung. Abschließend benötigt das erstellte Arbeitszeugnis noch eine eigenständige Unterschrift des Arbeitgebers. Oder der Person, welche im Unternehmen mit der Erstellung des Arbeitszeugnisses betraut wurde.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Im Gegensatz zum einfachen Arbeitszeugnis, wird das qualifizierte Arbeitszeugnis wesentlich detaillierter geschrieben. Es enthält nicht nur eine einfache Nennung der Tätigkeiten und die Dauer dieser. In den meisten Fällen werden die Tätigkeiten einzeln und sehr genau beschrieben bis ins kleinste Detail. Dabei werden nicht nur allgemeine Begrifflichkeiten genannt, wie zum Beispiel die Buchhaltung.
Vielmehr wird die Buchhaltung in viele kleine Tätigkeiten gegliedert, zum Beispiel das Fertigen von Bilanzen oder Inventaren, die Ausstellung von Quittungen etc. Zu den Tätigkeiten werden in einem qualifizierten Arbeitszeugnis ebenfalls zeitliche Zusammenhänge gezogen, welche dann noch die Intensität der Tätigkeit zum Ausdruck bringen. Schließlich macht es einen Unterschied, ob ich mit einer Aufgabe 2 Wochen oder 6 Monate vertraut war. Und das sollte beim Arbeitszeugnis schreiben berücksichtigt werden.
In welcher Form sollte ein Arbeitszeugnis erstellt werden?
Ich hatte es bereits kurz angerissen. Ein ordnungsgemäßes Arbeitszeugnis sollte stets in schriftlicher Form erstellt sein. Denn bei einem gerichtlichen Verfahren hat zum Beispiel eine E-Mail nur sehr wenig Beweiskraft. Das Arbeitszeugnis sollte – wenn vorhanden – auf einem Kopfbogen geschrieben werden. Übrigens besagt das BGB hier recht eindeutig, dass eine elektronische Form ausgeschlossen ist!
Neben den Angaben, die ich zuvor vorgestellt habe, braucht es unbedingt eine eigenhändige Unterschrift des Unternehmens. Oder der Person, die im Unternehmen damit betraut ist. Wobei auch die Person, welche das Arbeitszeugnis unterschreibt, eine Aussage über die Qualität des Zeugnisses widerspiegelt. Das wurde bereits höchstrichterlich ausgeurteilt. Je größer das Unternehmen und desto einflussreicher die Person, desto besser für den Arbeitnehmer.
Formulierungen im Arbeitszeugnis
Ebenfalls wichtig sind die Formulierungen, die im erstellten Arbeitszeugnis vorkommen. Manche Redewendungen mögen sich für den Laien gut anhören. Doch in Fachkreisen sind es gängige Ausdrücke für negative Eigenschaften, die kein ehemaliger Mitarbeiter in einem Zeugnis lesen möchte.
Beispiele für Noten und Formulierungen
Im Arbeitszeugnis gibt es wie in der Schule Noten, von 1 bis 6. Diese werden im Fachjargon wie folgt ausgedrückt:
- 1, sehr gut = erfüllte die Aufgaben stets zur vollsten Zufriedenheit
- 2, gut = erfüllte Aufgaben stets zur vollen Zufriedenheit
- 3, befriedigend = erfüllte Aufgaben zur vollen Zufriedenheit
- 4, ausreichend = erfüllten Aufgaben zur Zufriedenheit
- 5, mangelhaft = erfüllte Aufgaben im Großen und Ganzen zur Zufriedenheit
- 6, schlecht = hat sich bemüht
Folgende Formulierungen hast Du eventuell ebenfalls schon Mal gehört? Ich möchte Dir die Übersetzungen gleich mit liefern.
Sie/Er erledigte die ihr/ihm zugeteilten Aufgaben zu unserer Zufriedenheit.
Heißt im Klartext: Machte was ihr/ihm aufgetragen wurden, zeigte dabei aber keine Eigeninitiative.
Ihr Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war stets vorbildlich.
Bedeutet, es gab Probleme mit den Vorgesetzten, weil diese nach den Kollegen genannt werden.
Seine Geselligkeit trug zur Verbesserung des Betriebsklimas bei.
Soll heißen, dass er das eine oder andere Mal dem Alkohol nicht abgeneigt war.
Wir wünschen ihm alles Gute und Gesundheit.
Er war häufiger krank…
Sie war tüchtig und in der Lage, ihre Meinung zu vertreten.
Aber leider war sie nicht kritikfähig.
Es gibt weitere – unzählige – solcher Beispiele. Im Zweifelsfall sollte der Arbeitsrechtler Deines Vertrauens dazu befragt werden, damit die Arbeitszeugnisse korrekt und nicht angreifbar sind. Oder Du nutzt einen der Generatoren im Internet, welche Dir bei der Erstellung Deiner Arbeitszeugnisse zur Hand gehen sollen. Schließlich kennen wir Webseitenbetreiber solche bereits erfolgreich in Sachen DSGVO. Zum Beispiel wie ich in meinem WordPress Tutorial hinsichtlich des Impressums bzw. der Datenschutzerklärung näher beschrieben habe.
Fazit
Ein korrektes Arbeitszeugnis zu schreiben, ist heutzutage keine leichte Aufgabe. Es gibt Formfehler, die unbedingt zu vermeiden sind. Zum Schreiben gehören neben dem Kopfbogen des Unternehmens auch entsprechende Angaben zum Arbeitnehmer.
Unter anderem wie lange er im Unternehmen in welcher Rolle tätig war und welche Aufgaben er dort erledigt hat. Natürlich darf eine Leistungsbeurteilung nicht fehlen. Abschließend muss die im Unternehmen damit betraute Person eigenhändig unterschreiben. Zudem darf das Arbeitszeugnis nicht in elektronischer Form erteilt werden, das regelt der Gesetzgeber explizit im BGB.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält die zuvor genannten Angaben des einfachen Arbeitszeugnisses ebenfalls. Die Tätigkeitsfelder werden jedoch wesentlich detaillierter beschrieben, ggfs. mit einem zeitlichen Bezug. Wer ein Arbeitszeugnis erstellen muss, sollte zudem darauf achten, welche Formulierungen er dort verwendet. Was auf den ersten Blick nett klingt, kann ungewollt einen negativen Unterton aus dem Fachjargon bedeuten.
Wenn Du Dich für Tipps und Tricks oder vorformulierte Texte interessierst, kannst Du Dir zudem einen Zeugnisgenerator genauer ansehen. Zum Beispiel aus dem Haufe Onlineshop. Dieser liefert Dir vorgefertigte Texte, die Du an Deine Bedürfnisse anpassen kannst. Oder Du gehst zu einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Das ist im Zweifelsfall die sicherste Variante, aber eben auch die etwas Teurere.
